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      如何選擇OA協同辦公系統?



      如何選擇OA協同辦公系統

      作為全員使用的OA協同辦公系統,直接影響到日常辦公、溝通協作、以至于業務運營,直接影響到各位同事和領導的工作成效。在現實中,無數因OA選型而產生的迷茫和困惑在發生,無數因OA選型錯誤而導致項目失敗的例子在上演。面對亂花漸欲迷人眼的協同OA產品,如何才能理智、客觀而正確地選擇呢?


      【定戰略,明需求】

      信息化建設不是一朝一夕的事,而是一個長期迭代的過程。有條件的企事業單位,可以確定信息化戰略規劃和大的方向原則,既立足當下的業務需求,又考慮未來的潛在發展。這樣在選擇OA產品時,更要考察OA的平臺化、可擴展性和二次開發能力。

      OA系統范疇廣闊,有的簡單至兩三個功能,有的復雜度超過ERP。價格自然也相差甚大,低至數千元,高至上百萬。明確自身的需求,也就有了主心骨:我們是何種規模的單位?我們的預算多少?上馬OA系統是要解決什么問題?問題里又分主要的、次要的,以解決主要問題為先。

      《OA協同辦公系統采購評分表》

      這是一份廣為流傳的、專業的OA選型評分表,從功能模塊、界面體驗、系統性能、總體性價比和客戶口碑等多個方面,羅列出關鍵的業務需求和系統必須達到的能力,非常值得參考和借鑒。
         

      《如何定義自己的OA需求?》

      不太清楚自身的需求?還是需求太多、這也想要、那也想要?建議您從繁雜浩瀚的細節中脫出身來,先找到一個組織共性的需求——協同,然后才是關鍵部門的需求,最后才是重要角色的需求。


      【業務流程為王】

      流程是組織規范運作的保證,是跨部門協同辦公的紐帶。傳統OA里的固化工作流程、或者幾個步驟的簡單設計流程,遠遠無法滿足現實中的多種業務需求。顯而易見的是,不同行業、不同單位、同一單位的不同時期,業務流程都是不同的、變化的。

      是否具備強大的流程梳理和設計能力(BPM),是協同OA項目成敗的關鍵。除了常規的人事、行政、財務類流程之外,新一代的協同OA系統必須深入支持采購、銷售、商機跟蹤、項目實施等復雜業務類流程,而這些流程少則十幾個步驟、多則三五十個步驟。

      《OA工作流,你真懂嗎?》

      只要是OA軟件都能實現工作流?工作流都是差不多的?事實是,工作流的能力差別巨大,很多偽工作流混跡江湖,現在就給工作流分分檔次。
         

      《新OA實現流程自由設計,仿真測試不能少》

      基于可視化表單設計、圖形化流程設計和業務仿真測試,自主梳理和設計業務流程,貫穿起HR、PM、CRM、HR等多個功能模塊,并通過商業智能(BI)給管理者以決策和運營支持。


      【界面友好易用】

      如果說業務流程是協同OA系統的內涵,那么操作界面就是重要外延。沒有內涵,空有外表也是白搭;沒有友好易用的界面,再有內涵也是擺設。作為全員使用的軟件系統,OA界面影響到全員工作的效率、時間和成本,更直接影響到本單位的運作效能。

      傳統OA在界面上顯得復雜臃腫,而新一代的協同OA系統采用平面化設計,模擬紙張鋪于桌面的感覺,對于用戶來說不需要學習即可掌握。更重要的是,能夠支持平板電腦、智能手機等以觸摸方式操作訪問,實現隨時隨地移動辦公、移動審批和移動協同。

      《差旅費報銷單:電子表單實例介紹(一)》

      以最常見的差旅費報銷單為例,解讀新OA系統如何設計電子表單。不僅保留了紙質表單的最佳特性,如熟悉的外觀和感受,同時還增加了強大的商業邏輯功能,如數據驗證和路由指令。
         

      《OA易用性比較》

      易理解性:使用戶抓住重點,一目了然,提高工作效率;易操作性:提供便捷、一致的操作方式,減少用戶輸入和點擊次數;易維護性:縮減安裝、配置、實施、備份的時間和難度。


      【產品試用比較】

      有人說"XX第一",有人說"XX最大",有人說"易用實用"。無法證實的東西,對您并無幫助;宣傳的功能特色,需要實際產品的佐證。所以與廠商交流的時候,不能只看漂亮的宣傳材料和解決方案,一個重要的步驟不應忽略——產品試用、深入比較。

      通常廠商都具有大量的應用案例,但這些應用案例是否真實?實施成功嗎?是否是多年前落后的技術方案?建議多打幾個電話去咨詢,或者上網搜索一下。當然,還應該搜索一下廠商的口碑如何、系統安全性怎樣、有過“門事件”、和客戶打過官司嗎。
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